El reunirse con la gerencia de una compañía es una parte integral del proceso de calificación interactivo de AM Best. Las reuniones con la gerencia les permiten a nuestros analistas revisar con la compañía los factores que podrían afectar su calificación, incluso metas estratégicas, objetivos financieros y prácticas de administración.
Es durante estas reuniones interactivas que la compañía generalmente comparte información que podría ser sumamente confidencial o de índole privilegiada. Como una reunión de calificaciones es un elemento vital en el proceso analítico de AM Best, es imperativa la preparación por parte de la compañía.
Durante las reuniones de calificación, las compañías deben estar preparadas para proporcionar y discutir, en detalle, sobre una amplia gama de información que puede variar dependiendo de la compañía y la industria en la cual operan. El analista de AM Best normalmente proporciona una agenda de la reunión, describiendo los temas a discutir que guiarán el esfuerzo de la preparación. A continuación, se presentan algunas agendas muestra.
La principal fuente de información es cada declaración financiera anual y trimestral (si está disponible) de la compañía, según se presentan con la agencia reguladora del estado, la provincia o el país en el cual la compañía se encuentra ubicada.
Para una compañía que es nueva en el proceso, es importante repasar los puntos sobre historia y análisis comercial, al igual que el desempeño operativo y la posición del capital en general. Para las compañías que están más familiarizadas con el proceso, es más importante enfocarse en los cambios que han ocurrido desde la reunión anterior, Cuando hay una transacción pendiente o un cambio significativo en la estrategia operativa y el plan comercial, el enfoque de la reunión será sobre dichos puntos. Vea un esquema de los tipos de información que normalmente se solicitan.
AM Best espera que toda la información presentada por la compañía sea precisa y completa. Además, AM Best espera que toda información relevante para el proceso de calificación se entregue de manera oportuna.
Deben estar presentes los ejecutivos clave para hablar sobre sus áreas de responsabilidad, entre ellas estrategia, distribución, evaluación de textos, reservas, inversiones, reclamaciones así como resultados y proyecciones financieros generales. Dependiendo del tamaño de la compañía, esto puede incluir de una a seis personas.
Se les exhorta a las compañías a que seleccionen al enlace de agencia calificadora que conozca bien a la compañía y pueda responder oportunamente las peguntas que surjan. Esto es particularmente importante con eventos o transacciones significativos para los cuales una compañía debe proporcionar notificación por anticipado, dándole a AM Best la oportunidad de evaluar los efectos de la transacción sobe las operaciones de la compañía.
La información provista por una compañía durante una reunión de calificación puede ser extremadamente delicada o privilegiada. Los analistas de AM Best son sometidos a las más altas normas de conducta ética y profesional en el manejo de dicha información. AM Best ha establecido políticas y procedimientos para evitar la divulgación sin autorización de información confidencial y calificaciones antes de su publicación. AM Best permite el uso de información confidencial solamente para fines relacionados con sus actividades de calificación o de conformidad con todo acuerdo de confidencialidad con la compañía calificada.
Los elementos clave para conservar una relación mutuamente satisfactoria con AM Best son: